אופן אופיס/עקרונות בעיצוב מסמכים

סגנונותעריכה

סגנון הוא צורה, או מבנה, שהמשתמש יכול להגדיר מראש (או לחילופין להשתשמש בסגנונות מוכנים), על מנת שהמסמך יהיה עקבי ואחיד מבחינת העיצוב.

מכל הסגנונות שאפשר להשתמש בהם בעיצוב מסמך עיבוד תמלילים באופן אופיס, כמה מהשימושיים ביותר הם הסגנונות לכותרות. שימוש בסגנונות לכותרות מאפשר יצירת תוכן ענינים אוטומטי, מסייע בניווט מהיר בשימוש בכלי הנווט, ומאפשר יצירת מצגת בצורה אוטומטית ממסמך הכיתוב.[1]

המסגנןעריכה

  • לכו לתפריט Format ובחרו Styles and Formatting.
  • לחילופין: לחצו על אייקון המסגנן בסרגל הכלים פונקציות (Functions Toolbar).
  • לחילופין: לחצו על מקש F11 במקלדת.

עריכת סגנוןעריכה

עם כפתור העכבר הימני, לחצו על שם הסגנון שברצונכם לערוך, ובחרו modify:

בשביל לערוך את הגופן בו הכותרת תשתמש, בחרו בלשונית Font, ושם בחרו את הגופן הרצוי לטקסט עברי ולטקסט אנגלי בכותרת, את סגנונו (מודגש, נטוי) ואת גודלו:


 

כדאי לדעת:

כשגופן אנגלי וגופן עברי מוגדרים באותו גודל, הגופן האנגלי נראה מעט גדול יותר. לכן, כדי להתאים את הגדלים, הגדירו את הגופן האנגלי מעט קטן יותר מזה העברי.

בשביל להגדיר האם הכותרת תהיה מיושרת לימין, לשמאל או ממורכזת, בחרו את הלשונית Alignment. באותה הזדמנות, תוכלו גם להגדיר האם הטקסט בכותרת הוא מימין לשמאל או משמאל לימין:

בשביל לבחור צבע לכותרת, בחרו בלשונית Font Effect, ובחרו את הצבע הרצוי מתוך הרשימה. באותה הזדמנות, תרגישו חופשי לבדוק ולהשתמש באפקטים האחרים הזמינים בתיבת דו -שיח זו.

כשאתם מרוצים, לחצו OK לאישור.

יצירת סגנון חדשעריכה

לחצו עם כפתור העכבר הימני במקום כלשהו במסגנן, ובחרו New מהתפריט ההקשרי.


 

כדאי לדעת:

קליק ימני על סגנון קיים ובחירת New ייצור סגנון חדש המקושר לסגנון עליו לחצתם.

בתיבת הדו-שיח שתקבלו, תנו לסגנון החדש שם.

הגדירו את שאר מאפיני הסגנון כמתואר בחלק "עריכת סגנון".

יצירת סגנון חדש המבוסס על עיצוב טקסט קייםעריכה

בשביל להפוך עיצוב קיים של טקסט לסגנון, בצעו את הפעולות הבאות:

  • וודאו שהמסגנן מוצג (כמתואר בחלק "הצגת המסגנן").
  • בחרו את הטקסט שעל עיצובו אתם רוצים לבסס את הסגנון.
  • הקליקו על האייקון המסומן "New Style From Selection" (זהו האייקון הימני ביותר).
  • תנו שם לסגנון.
  • לחצו OK. הסגנון החדש נוסף לרשימת הסגנונות במסגנן.

שימוש בסגנון עבור טקסט חדשעריכה

בשביל להשתמש בסגנון עבור טקסט חדש, לחצו לחיצה כפולה על שם הסגנון הרצוי במסגנן, והתחילו לכתוב. שם הסגנון יופיע בסרגל הכלים. לחילופין, אפשר לבחור את הסגנון ישירות מהרשימה בסרגל הכלים.


 

כדאי לדעת:

אם אתם מתכננים להפוך את מסמך הכיתוב למצגת, השתמשו בסגנון Heading 1 עבור כל כותרת המיועדת להתחיל שקופית חדשה.

החלת סגנון על טקסט קייםעריכה

בחרו את הטקסט עליו אתם רוצים להחיל את הסגנון, ולחצו לחיצה כפולה במסגנן על שם הסגנון אותו אתם רוצים להחיל. לחילופין: בחרו את הטקס עליו אתם רוצים להחיל את הסגנון, ובחרו את הסגנון מרשימת הסגנונות בסרגל הכלים.

הנווטעריכה

  • לכו לתפריט Edit ובחרו Navigator. (תמונה: פתיחת הנווט)
  • לחילופין: לחצו על אייקון הנווט בסרגל הכלים פונקציות (Functions Toolbar)
  • לחילופין: לחצו על מקש F5 במקלדת.

מעבר מהיר לכותרת באמצעות הנווטעריכה

המסגנן מציג בחלונית זמינה את מבנה המסמך:

לחצו על סימן הפלוס ליד החלק שנקרא Headings בשביל לראות את רשימת הכותרות במסמך. ככל שהכותרת ברמה נמוכה יותר, היא מוזחת יותר פנימה. לחצו לחיצה כפולה על הכותרת אליה אתם רוצים לעבור, ואופן אופיס אוטומטית יציג את החלק המתאים במסמך מולכם.

יצירת תוכן עניינים אוטומטיעריכה

  • גשו ל:
    Insert -> Indexes and Tables -> Indexes and Tables
  • הכניסו את הכותרת הרצוייה לתוכן העניינים:
  • על מנת שתוכלו לבצע שינויים בתוכן העניינים (למשל שינוי כיווניות), יש להוריד את הסימון מ- Protect against manual changes.

אתם מוזמנים לשחק עם אפשרויות העיצוב. כשאתם מרוצים, לחצו OK בשביל לאשר. התקבלה רשימת תוכן עניינים המבוססת על הכותרות שלכם, כשכותרות ברמה נמוכה יותר מוזחות פנימה.

 
דוגמה לתוכן עניינים במסמך

יצירת מצגת המבוססת על מסמך הכיתובעריכה

אופן אופיס מאפשר ליצור מצגת המבוססות על הכותרות במסמך הכיתוב שלכם. כל כותרת ברמת Heading 1 מסמנת לאופן אופיס ליצור שקופית חדשה למצגת. אחרי שווידאתם שהכותרות מוגדרות לפי רצונכם, גשו ל:

File -> Send -> Outline To Presentation

אופן אופיס תיצור מצגת חדשה המבוססת על הכותרות שלכם, ויפתח אותה בתוכנת המצגות, שם תוכלו להמשיך לערוך אותה לפי רצונכם.

הערותעריכה

  1. ^ מתוך הבלוג של שושנה פורבס.