עקרונות בבניית מצגת/תכנון המצגת

הכרת הקהל

הכרת קהל היעד הוא שלב מרכזי בתכנון המצגת, למשל:

• תלמידי תיכון לעומת אוניברסיטה.
• אנשי עסקים לעומת צרכן ממוצע.
• לקוחות ישראלים לעומת לקוחות אירופאים.

כך גם יקל עליך לבחור את סגנון הלבוש.

יש לשים לב כי האנשים בקהל הם בעלי רקע שונה. אם המצגת היא בסביבה אקדמית ספציפית, אולי הבדלים אלו פחות חשובים, אך במקרה של מצגת פרסום או מכירה יש להתחשב להבדלים בין-אישיים אלו.

יש לשער מה הקהל כבר יודע ובמה הוא עלול לגלות התעניינות, ולהתאים את המצגת לכך.

אם הקהל הוא יחסית עוין (למשל אם הנכם מציגים תוכנית להעלאת המסים), יש להתחשב בכך כבר על ההתחלה על מנת למנוע מהאנטגוניזם של הקהל לשבש את הקשב של עצמו למהלך כל המצגת. ייתכן שפניה אישית אל אדם כלשהו בקהל תיצור רגיעה.

קביעת המטרה

תכנון המצגת מתחיל בקביעת מטרת המצגת, על מנת למנוע מצב של סחור-סחור ללא אמירת הנקודות העיקריות שלשמן כונס הקהל. לאחר שהמטרה ברורה, יש לבנות את המצגת מסביב למטרה זו. ניתן לעשות זאת בכמה אופנים:

1. פירמידה: להגיע אט-אט מתוך הרקע אל המטרה (הפסגה) ולבסוף לגעת בכיוונים עתידיים למשל. צורה זו מתאימה למשל למצגת העוסקת בתוצאות מחקר.
2. פואנטה: לדון רוב המצגת ברקע ובנסיבות, ולסיים ב"פתרון", אשר יהווה אלמנט של הפתעה. צורה זו מתאימה למשל להצגה ראשונית של רעיון חדשני.
3. שוק: להציג את הנקודה בתחילת הדברים ולדון בהמשך המצגת בהשלכות. צורה זו מתאימה למשל להצגת דוח הנהלה.

לעתים הפרזנטציה היא דינמית ומשתנה בהתאם לתגובת הקהל. במקרה כזה יש לתכנן מטרות משנה ואף לרכזן על דף שיהיה נגיש לך במהלך הפרזנטציה. יש לשער לאן הדיון יכול לגלוש ולתכנן תגובה מתאימה.

בחירת תוכן המצגת

למצגת יש תמיד זמן מוגבל, ויכולת הקשב של הקהל מוגבלת אף היא. לכן יש לבחור בקפידה את התוכן שיכנס למצגת, למשל:

• פריטי מידע מסכמים.
• תמונות ואיורים להמחשה.
• סרטונים (במידה וקיימים).
• אזכור המונחים המקבילים הן בעברית והן באנגלית.

כמו כן, עליך לעשות תחקיר בנושא מעבר לנושאים בהם תעסוק המצגת על מנת לענות כהלכה לשאלות הקהל וכדי שיווצר רושם "שיש עוד" מאחורי דבריך, כלומר שלא חשפת את כל הקלפים.

קביעת מבנה

כדאי שלכל השקופיות יהיה מבנה אחיד, למשל:

• כותרת
• לוגו
• שם המחלקה ושם הפרויקט
• תאריך
• גוף התוכן

לרוב נהוג להציג בשקופית אחת את העובדות ובשקופית הבאה את ההחלטה/המסקנה המתבקשת. אם יש מספק מסקנות, ניתן לייצר סדרה של זוגות "עובדות->מסקנה", או אם כמות הטקסט מעטה ניתן לרכז את על המסקנות על אותה השקופית. בכל אופן יש להקפיד שהמידע יזרום והיה קשור זה לזה, על מנת להקל על הקהל לעקוב ועל מנת להשאיר חותם בזכרונו.

צורה: את התוכן ניתן להציג באמצעות תבליטים (bullets), טבלה וכדומה.

התאמת אופי המצגת למיקום ולהיקף הקהל

• אופי הדיבור לקהל של 10 איש שונה בתכלית מאופי הדיבור לקהל של 200 איש.
• דברים שהיית מרשה לעצמך בחדר עלולים להיות לא נוחים באולם.